Motivado
por contribuir con la mejora continua en los sistemas de calidad
en la gestión de materiales para el mantenimiento, me detuve a
investigar en plantas petroleras y petroquímicas el stock de repuestos
que tienen en los almacenes para la ejecución del mantenimiento.
Muchos
gerentes, supervisores y técnicos piensan que mientras los equipos estén
envejeciendo debe mantenerse un alto stock de repuestos en los
almacenes, para garantizar la continuidad operativa de las plantas. Eso
hoy en día no es la mejor practica
en la gestión de activos; existen técnicas probadas por grandes
corporaciones que establecen un control del stock de almacén optimo
para la gestión del mantenimiento.
El
problema al que hace frente el personal del mantenimiento y materiales
hoy en día no es solo el aprender cuales son esas nuevas técnicas,
sino también el ser capaz de decidir cuáles son útiles y cuales no
los son para sus propias compañías
Si
elegimos adecuadamente, es posible que mejoremos la práctica del
mantenimiento y a la vez contengamos e incluso reduzcamos el coste del
mismo. Si elegimos mal, crearemos más problemas, a la vez que haremos más
graves los existentes.
El
control de inventario de partes
y repuestos para mantenimiento se le ha prestado poca
atención en comparación a estos
sistemas de control desarrollados para administrar materias primas y
productos terminados, ello adquiere relevancia si
se observa que en general los materiales usados en las operaciones
industriales son costosos; y millones de dólares se invierten en
inventarios que se constituyen en elementos críticos en la administración
de complejos industriales.
La
experiencia de dicha problemática en varios tipos de organizaciones en
América Latina, USA, Asia y Europa tienen un perfil caracterizado
generalmente por una inapropiada inversión en materiales y complejidad
técnica, asignación de recursos humanos de baja calificación técnica,
clasificación de materiales inapropiadas, codificación deficiente de
materiales sin articulación con otros subsistemas tales como equipos,
plantas, ensamblaje, contabilidad y documentación técnica, con una dinámica
de uso con baja rotación de inventarios, alto valor de los inventarios,
más del 70% de los artículos de escaso valor de consumo anual, pocos
artículos con gran valor de inventario y consumo anual, alto porcentaje
de artículos sin movimientos, alto porcentaje de
“stock muerto”, bajo nivel
de servicio, es
decir, que no se atiende una proporción importante de solicitudes de
Materiales de almacén, tiempos lentos de reposición especialmente en
artículos de importación, desconocimiento del coste de comprar y
mantenimiento de un renglón en almacén, compras de artículos basados
en criterios de lotes no económicos originando exceso de coste
administrativo al producir “sobre stock”.
Niveles
de servicio, fijación de mínimos y máximos sin criterios técnicos
apropiados generando pedidos antes de tiempo y sin tomar en cuenta la
dinámica operativa de los equipos. Dificultades en la asignación de
factores de servicio apropiados a la criticidad de cada artículo.
Control de inventarios registros atrasados y limitada correspondencia
entre los inventarios reales y libros. Igual tratamiento para cada artículo
sin tomar en consideración la importancia de cada una de las
operaciones. Generación de información indiscriminada dificultando su
análisis. Material obsoleto no desincorporado. Dificultad en el manejo
de material excedente de proyectos.
Metodologías Gestión de Stock
El
objetivo final de cualquier modelo de inventarios es el de dar respuesta
a preguntas como: ¿Qué cantidad de artículos deben pedirse? Y ¿Cuándo
deben pedirse?. La respuesta siempre la expresamos
en términos de lo que llamamos cantidad de pedido. Esta
representa la cantidad óptima que debe ordenarse cada vez que se haga
un pedido y puede variar con el tiempo, dependiendo de la situación que
se considere. La respuesta a la segunda interrogante depende del tipo de
sistema de inventarios. Si el sistema requiere revisión periódica en
intervalos de tiempo iguales (por ejemplo, cada semana o cada mes), el
tiempo para adquirir un nuevo pedido suele coincidir con el inicio de
cada intervalo de tiempo. Por otra parte, si el sistema es del tipo de
revisión continua, el nivel de inventario en el cual debe colocarse un
nuevo pedido suele especificar un punto para un nuevo pedido.
El
coste de compra se vuelve un factor importante cuando el precio de la
unidad de mercancía depende del tamaño pedido. Esta situación se
expresa normalmente en términos de un descuento por cantidad o una
reducción de precio, donde el precio unitario del articulo disminuye
con el incremento de la cantidad ordenada. El coste fijo representa el
gasto fijo (o no variable) en que se incurre cuando se hace un pedido.
Por lo tanto, para satisfacer la demanda en un periodo, el pedido (más
frecuente) de cantidades menores dará origen a un coste fijo mayor
durante el período, que si se satisface la demanda haciendo pedidos
mayores y, por lo tanto, menos frecuentes. El coste de mantenimiento,
que representa los costos de almacenamiento de productos en bodega (por
ejemplo, interés sobre capital invertido, almacenamiento, manejo,
depreciación y mantenimiento), normalmente aumenta con el nivel de
inventario. Por último, el coste de escasez es una penalización en la
que se incurre cuando se termina la existencia de un producto que se
necesita. Por lo general incluye costes que se acreditan a la pérdida
de la benevolencia del cliente y también a la pérdida potencial del
ingreso.
En
la gráfica (1) se ilustra la variación de las cuatro componentes de
coste del modelo de inventario general como función del nivel de
inventario. El nivel de inventario óptimo corresponde al coste total mínimo
de las cuatro componentes. Sin embargo, obsérvese que un modelo de
inventarios no necesita incluir los cuatro tipos de costes, ya sea
porque algunos de los costos sean estos insignificantes o porque harán
que la función de costo total sea demasiado compleja para el análisis
matemático. No obstante, en la práctica podemos suprimir una
componente sólo si su efecto en el modelo de coste total es
insignificante.
Grafica
(1) Modelos de Costes Inventario General
Metodología
OCR
La
metodología de Optimización Costo-Riesgo (OCR) representa una vía
altamente efectiva y eficiente para ejecutar estudios en un tiempo
relativamente rápido con resultados de gran impacto en
la confiabilidad
operacional del proceso. Las técnicas de
OCR nos ayudan a
modelar y analizar distintos escenarios, con el fin de poder
determinar el momento oportuno de realizar una actividad de
mantenimiento, inspección, conocer la viabilidad económica de algún
proyecto, determinar el número
óptimo de repuestos u identificación del ciclo óptimo de vida útil.
Estos resultados permitirán
optimizar el proceso de toma de decisiones de los diferentes
procesos de gestión de la confiabilidad operacional.
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