El Rol del
Facilitador en la Confiabilidad Operacional Por:
José Durán
Abstracto:
Actualmente las
mejoras de Confiabilidad Operacional están descansando en el trabajo en
equipo. RCM, TPM, RBI, RCFA, etc., todas estas técnicas requieren trabajo
en equipo en una base a largo plazo. En este articulo Ud. podrá hallar
algunas guías útiles acerca de como implantar el trabajo en equipo e un
buena forma. Estas son parte de experiencias personales recogidas en
proyectos grandes, por lo tanto no deberán ser tomadas como 100%
infalibles.
Equipos de trabajo
en la mejora de la Confiabilidad
Naturaleza: Equipo
multidisciplinario altamente proactivo. Conformado por personas de los
departamentos de mantenimiento, operaciones y especialistas (invitados por
requerimientos especiales). Estas personas deberán estar altamente
familiarizados con los temas que les competan. El grupo será dirigido por
un facilitador que podrá o no provenir de los departamentos nombrados
anteriormente.
El mejoramiento del
desempeño implica contribuciones en actitudes, organización, conocimiento,
patrones culturales y resultados.
Funciones:
Realizar
actividades de mejoramiento continuo en las operaciones de la empresa.
Estas pueden ser agrupadas en dos frentes de trabajo:
Actividades
Reactivas: Análisis Causa Raíz (ACR), solución de problemas.
Actividades
Proactivas: Mantenimiento Centrado en la Confiabilidad (ACR).
Actividades
Previas:
Estos análisis
nos permiten conocer el orden de implantación de las técnicas a usar,
de manera de garantizar un impacto significativo en los sistemas
estudiados.
Análisis de
Oportunidades de Mejora. Previamente a Análisis Causa Raíz/solución
de problemas
Análisis
Funcional y Análisis de Criticidad. Previamente al Mantenimiento
Centrado en La Confiabilidad.
Actividades a
realizar:
Preparar el
grupo de trabajo. Seleccionar personal de perfil acorde a la naturaleza
del proyecto. Seleccionar reemplazos naturales para cada miembro del
grupo, la mejor manera de lograr esto es tener redundancia, es decir dos
operadores (por ejemplo), pudiendo estar en cada reunión uno o ambos,
garantizando entre ellos mantenerse siempre informados del avance de las
actividades. Tener reemplazos que trabajen solo en caso de emergencia,
tiene asociados diversos problemas de índole practico.
Preparar un
inventario de sistemas a analizar u oportunidades de mejora.
Realizar el análisis
funcional y de criticidad o el análisis de oportunidades de mejora.
Preparar un
orden de implantación de MCC o ACR. Estimando el impacto positivo para
la empresa que pudiera representar una mejoría en los mismos.
Seleccionar el
sistema o problema de mayor impacto posible y de mayor probabilidad de
éxito.
Definir
claramente las funciones de los sistemas o la naturaleza de los
problemas.
Establecer una
misión precisa y clara en consenso. Definir los objetivos del grupo de
trabajo.
Preparar los
cronogramas de actividades. La naturaleza de dicho cronograma dependerá
del grupo de trabajo, de sus necesidades y limitaciones, pudiendo ser
desde una reunión semanal, a reuniones diarias, quincenales o jornadas
de trabajo continuas (por semana o proyecto).
El programa de
trabajo deberá llegar hasta la implantación de actividades y su
seguimiento. NO CAER EN EL SÍNDROME DE SOLUCIONES EN PAPEL!!!.
Realizar plan de
contingencia, para evitar cualquier retardo debido a problemas
previsibles, como permisos, vacaciones de algún integrante del grupo.
Lograr consenso
con la gerencia de la planta sobre puntos anteriores.
Comenzar el análisis.
Partiendo de una sencilla pero concisa documentación de los pasos
anteriores.
Completar el análisis.
Sugerir
soluciones.
Evaluar la
factibilidad económica de las soluciones. Recordar que muchas posibles
soluciones no son viables desde el punto de vista económico.
Documentar todo
el proceso anterior, realizando pequeños resúmenes a presentar a la
gerencia.
Presentar los
resultados a la gerencia de planta. Los resultados deberán estar con un
completo juicio económico que soporte su implantación.
Convertir en la
realidad las sugerencias propuestas y justificadas por el equipo de
trabajo.
Realizar un
seguimiento a las actividades y sus resultados, tomar medidas de ser
requerido. Recordar que se trata de un mejoramiento continuo y no de una
mejora por salto al mas alto nivel de desempeño.
Verificar si las
actividades son aplicables en otras áreas de la organización e
implantarlas de ser necesario.
Continuar con el
siguiente análisis. SI y SOLO SI, SE TERMINO ESTE PROCESO CON EL ANÁLISIS
ANTERIOR!!.
Papel del
Facilitador:
El facilitador es
el líder del equipo de trabajo, deberá facilitar la implantación de las
filosofías o técnicas a usar aprovechando las diferentes destrezas del
personal que forma el equipo de trabajo, el facilitador deberá ser
absolutamente competente en las siguientes áreas:
Técnicas a
implantar
Gerencia del análisis
Dirección de
reuniones
Administración
del tiempo
Administración,
logística y gerencia ascendente.
Las funciones típicas
del facilitador incluyen:
Organizar y
dirigir todas las actividades inherentes al proyecto.
Planificación,
programación y dirección de reuniones. Garantizar la ejecución de las
reuniones en cualquier caso. Por lo tanto debería manejar alternativas
para solventar cualquier inconveniente con los miembros del equipo.
Seleccionar el
nivel de análisis, definir fronteras y alcance, además de estimar el
impacto, la duración y los recursos requeridos para el mismo.
.Asegurar que
cada paso sea plenamente comprendido antes de su ejecución.
Asegurar el
correcto orden de implantación, evitando dar saltos metodológicos que
afecten la integridad del proceso.
Asegurar que el
proyecto se cumpla dentro de lo planificado con un margen de error
aceptable.
Coordinar todo
el material de apoyo para el trabajo del equipo (planos, diagramas,
etc.), así como, mantener al día toda la documentación del proyecto
(expedientes, avances, etc.) y compartirla en línea con el grupo.
Ser el punto
focal de comunicaciones del grupo centralizando la información
relacionada al tema de trabajo. Mantener a la gerencia informada sobre
todos los planes y el progreso de actividades, debe generar constantes
informes de elevada calidad.
Ser la voz técnica
que aclare cualquier duda (metodológica) presentada por los miembros de
los equipos durante cualquier etapa del proceso.
En la mayoría
de los casos deberá fungir como el transcriptor de la información
generada.
Investigar
profundamente sobre los temas tratados y no conformarse con información
superficial, debiendo en muchos casos dedicarse a corroborar la
información generada en las reuniones. Por lo tanto se debe tener el
suficiente juicio para saber cuando la participación de un especialista
es requerida.
Debe velar por
que las soluciones aportadas por el equipo de trabajo, superen el nivel
de informe técnico, es decir sean implantadas realmente.
Estar en
capacidad de reconocer necesidades de adiestramiento (técnico o metodológico)
de los integrantes del grupo y prestarlo cuando sea requerido y esté a
su nivel.
Asegurar el
consenso de las decisiones tomadas.
Motivar el
grupo.
Gerenciar los
problemas: choques personales, interrupciones, etc.
¿Quién debería
ser facilitador?
Los facilitadores
son personas claves dentro de la ejecución de un proyecto. Se obtienen
mejores resultados con facilitadores provenientes de mantenimiento u
operaciones dedicados a tiempo completo o medio tiempo. El buen facilitador
posee un amplio sentido de propiedad sobre los bienes. Debería tener un
nivel razonable de conocimiento sobre los procesos mas no necesariamente ser
un experto. En función de garantizar el compromiso a largo plazo en el
proyecto se recomienda el uso de facilitadores de la empresa empleados a
tiempo completo
De las Reuniones:
Se debe
garantizar que el equipo de trabajo tenga objetivos comunes y conozca
("a grosso modo") la metodología y el plan de acción. Tener
especial cuidado con invitados ocasionales (darles suficiente información).
Serán
programadas con sesiones de trabajo de no más de 90 min. Con periodos
de descanso de 15 min. entre sesiones (si se programan jornadas de
trabajo de mas de 90 min.). Sesión ideal 50 min. trabajo + 10 min.
descanso (refrigerio).
Recordar que las
reuniones son eventos sociales y se debería hacer todo lo posible por
convertirlas en eventos agradables (estos proyectos a veces duran años).
La reunión
debería ser confirmada por el punto focal en planta, quien deberá
asegurar la participación del grupo y localizar los suplentes de ser
requeridos.
De no ser
posible reunir todo el equipo multidisciplinario, se pueden hacer
sesiones de trabajo por especialidad, garantizando la participación de
un miembro de operaciones en cada reunión.
El facilitador
preparará una agenda con objetivos a cumplir en la reunión y deberán
ser verificados al final de la misma.
Los resultados
de la reunión anterior deberán darse a conocer en la reunión actual.
NUNCA suspender
una reunión sin fijar en consenso la fecha y la hora de la próxima
reunión.
El ambiente de
la reunión deberá ser libre de culpa. "La búsqueda de
soluciones no deberá ser una búsqueda de culpables destinados a la
hoguera."
No se deben
cuestionar negativamente las opiniones de los integrantes. Los problemas
internos deberán ser resueltos por el grupo y quedarse entre ellos.
Los objetivos
del análisis y el diagrama de proceso deberán estar siempre visibles
en el salón de reuniones.
El facilitador
deberá animar la participación de todos los integrantes de una manera
entusiasta.
El tiempo de las
reuniones debe ser usado de una manera inteligente y eficaz.
Se debe
garantizar la existencia de todos los recursos a utilizar en cada reunión
(manuales, planos, refrigerios, etc.).
Deben ser
realizadas en lugares cómodos y accesibles por todos los integrantes.
Se puede hacer
uso de las técnicas de análisis , como tormentas de ideas, diagramas
espina de pescado, etc.
La información
clave deberá ser validada antes de continuar trabajando en base a ella.
Trabajar en torno a realidades y no a opiniones.
Buscar
soluciones a los problemas y no problemas a las soluciones.
El
incumplimiento de actividades asignadas a los integrantes del equipo
para la siguiente reunión, resulta en serios tropiezos. El facilitador
y el punto focal deberán garantizar los medios a los integrantes de los
equipos para cumplir dichas actividades.
Diferir la
discusión de temas "cangrejo" para cuando se tenga suficiente
información al respecto.
Comunicaciones:
Las
comunicaciones son savia vital en este tipo de proyecto
Las
comunicaciones deberán ser canalizadas por el facilitador y el punto
focal, deberán ser en sentido vertical (arriba/abajo) y horizontal
El facilitador
deberá ser un vendedor de los proyectos y sus resultados, garantizando
de esta manera la asignación de recursos para los mismos.
Los resultados
del trabajo en equipo deberán ser comunicados eficientemente.
Se recomienda la
publicación de una cartelera alusiva al trabajo o proyecto ejecutado.
Se recomienda la
implantación de un sistema de recopilación de resultados en línea.
Por ejemplo un diagrama de barras, donde se le adicione a la barra cada
barril, dólar, etc. ahorrado o ganado por la participación del equipo
de trabajo. El cual será publicado.
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El Rol del
Facilitador en la Confiabilidad Operacional