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Cambiando
las Prácticas para Alcanzar un Mantenimiento de Clase Mundial
Por Preston
Ingalls
Traducción de Carlos Urrutia y Enrique
Mora
La organización de mantenimiento de hoy, como muchos departamentos, esta bajo una
presión continua para recortar costos, mostrar resultados, y apoyar la misión de la
organización. Después de todo, son expectativas lógicas desde el punto de vista del
negocio.
La operación evolutiva del mantenimiento ha recibido la responsabilidad de apoyar los
esfuerzos más amplios de la Manufactura de Clase Mundial, tales como Seis Sigma,
Manufactura Esbelta y otras grandes iniciativas de calidad. La habilidad de ser exitoso en
esta responsabilidad está dentro de las prácticas y sistemas que constituyen la función
de mantenimiento. Nos es solo lo que hacemos, es qué tan bien lo hacemos.
De hecho, sin importar quién realice el mantenimiento, ya sea un técnico especializado o
con múltiples habilidades, o un altamente entrenado operador/mecánico, la prácticas
sólidas de mantenimiento son el pilar principal para el Mantenimiento de Clase Mundial,
que conduce a las Operaciones de Clase Mundial.
De acuerdo a Paul Thomlingson, en "Mantenimiento de Efectividad", los objetivos
de una buena función de mantenimiento son:
- Apoyar las operaciones
mantenimiento el equipo de producción en buena condición para que las metas de
producción puedan ser alcanzadas
- Mantener las instalaciones de
la planta conservando el sitio de la planta y sus edificios, servicios, y pisos en un
estado atractivo y funcional
- Dirigir proyectos de
ingeniería como modificación de equipos, construcción, instalación y reubicación
- Desarrolla un programa para
llevar a cabo sus servicios
- Organizarse a sí misma para
apoyar las necesidades de mantenimiento de equipo de producción mientras se conducen
proyectos de ingeniería esenciales
- Ejecutar sus programas
mientras utiliza sus recursos productivamente
- Desempeñar trabajo de
calidad
- Anticipar y prepararse para
trabajo futuro.
- Alcanzar mejora continua por
medio de evaluar desempeño, tomar acciones correctivas y medir el
progreso.
- Prepararse para cambios
futuros anticipando necesidades y organizándose flexiblemente.
Todo esto sería adicional a realizar las actividades proactivas para prevenir la
ocurrencia de fallas. El Mejor Mantenimiento tiene sus cimientos en las Mejores Prácticas
de Mantenimiento. Estas prácticas incluyen las siguientes doce áreas:
1. Despliegue de Liderazgo y Política
2. Estructura Organizacional
3. Control de Inventario
4. Sistemas Computarizados de Administración de Mantenimiento
5. Mantenimiento Preventivo
6. Mantenimiento Predictivo
7. Planeación y Programación
8. Flujo de Trabajo
9. Control Financiero
10. Participación Operacional
11. Dotación de Personal y Desarrollo
12. Mejoramiento Continuo
Despliegue de Liderazgo y
Política
Echemos un vistazo al primero de estos, Despliegue de Liderazgo y
Política. El
Mantenimiento de Clase Mundial depende de que exista un liderazgo que provea
dirección,
enfoque y soporte. Esto involucra a la administración estableciendo una misión
clara y una visión que apoye las metas de la organización.
El Liderazgo también es responsable de establecer las políticas y expectativas que
sirven para guiar al mantenimiento y el total de organización para apoyar las actividades
de mantenimiento. Una vez de desarrollan las políticas, estas deben ser
desplegadas,
comunicadas y monitoreadas
Parte de la responsabilidad del liderazgo es dar el marco de referencia para que
mantenimiento mejore su efectividad y eficiencia. Esto puede muchas veces presentarse en
forma de un esfuerzo o programa formal de mejoramiento.
El Liderazgo debe ayudar a identificar y enfrentar asuntos que pudieran evitar que ocurran
las mejoras. Esto puede ser alcanzado por medio de auditorias u otras formas de monitoreo
para asegurar la implementación exitosa.
Estructura Organizacional
La eficiencia organizacional de Mantenimiento depende de varias variables
interdependientes. Algunas de estas incluyen: estructura organizacional, metas y
objetivos, procesos de comunicación, políticas y procedimientos, procesos de trabajo
(metodología) y sistemas de empleados. Las organizaciones de Mantenimiento funcionan a
tres niveles principales: nivel organizacional (relaciones funcionales y
estructurales),
nivel de proceso (actividades de trabajo) y nivel de ejecutor de trabajo
(trabajador
individual).
La inefectividad de un nivel puede impactar negativamente otro nivel. Por
ejemplo,
actividades de trabajo definidas pobremente, como la falta de planificación o
programación, pueden dificultar el desempeño y actitud de un individuo.
Un elemento es desarrollar un proceso para concebir y comunicar la filosofía de
mantenimiento incluyendo la misión refinada, metas, dirección, enfoque,
propósito, etc.
Una estrategia utilizada frecuentemente puede involucrar la asignación de recursos de
mantenimiento más cerca del área real de trabajo como una cobertura de "zona"
o "área". Esto maximiza la familiarización con el equipo, el personal de
operaciones en esa área y promueve el sentido de "propiedad".
Esto puede o no incluir la descentralización del mantenimiento hacia un control parcial o
total por el personal de operaciones. Sea como sea, la maximización de la productividad y
utilización del trabajo es clave.
Control de Inventarios
El propósito de esta área de práctica es refinar las bodegas de mantenimiento y el
proceso de adquisición para hacer más eficaz la compra de repuestos. Esta enfocado en
tener los repuestos correctos en el lugar preciso en el momento apropiado.
Esto puede involucrar estudiar el flujo existente de partes requeridas y mejorar el
proceso para reducir esfuerzo inútil e inactividad. Esto involucra bodegas estandarizadas
y practicas de inventario.
Minimizar el uso pobre de los activos de la compañía puede ser alcanzado de muchas
maneras. Estas podrían incluir rotación, control de costos, practicas eficientes de
compra, conteos juiciosos de inventario, almacenamiento por el proveedor, registros de
salidas, acceso restringido, personal de cobertura, monitoreo cercano de niveles
mínimo-máximo y
puntos de requisición, así como minimizar el almacenamiento de repuestos no oficial o
"guardar como ardillas" puede ir un largo trecho para asegurar el mejor uso de
repuestos y materiales.
CMMS o Sistemas Computarizados de
Administración de Mantenimiento
Las practicas exitosas de mantenimiento dependen bastante en un sistema robusto de
información. Esto involucra tener un programa CMMS que sea capaz, que tenga buen respaldo
y sea relativamente fácil de usar.
Los Módulos deben ser consistentes con los estándares de la industria. Estas áreas
incluyen: administración de información del equipo, control de ordenes de
trabajo,
mantenimiento preventivo, control de inventarios, control de documentación, seguridad del
sistema, facilidad de uso, configuraciones de usuarios y registros.
Esto también incluye maximizar el uso de las capacidades CMMS. Aunque la mayoría de las
compañías tiene un CMMS, la utilización pobre es muy común.
Mantenimiento Preventivo
El MP es definido frecuentemente como "aquellas actividades de servicios calculados
por tiempo o basados en medidores usadas para extender la vida del equipo e identificar
problemas potenciales a través de la inspección y detección temprana."
El MP puede incluir trabajo realizado en equipo seleccionado a través de contratos de
servicio, inspecciones, actividades de limpieza, pruebas, esfuerzos de lubricación y
servicio de paro programado. La actividad más significativa que ocurren en MP es la
inspección, que debe llevar a una detección y corrección tempranas.
MP es un componente muy importante para movilizarse de reactivo a proactivo a través de
la detección y corrección tempranas.
Mantenimiento
Predictivo
Una descripción bastante
clara de PDM (su abreviatura en inglés) sería: "la aplicación de tecnología en el
proceso de detección temprana para verificar y detectar cambios de condiciones lo que
permite intervención más oportuna y precisa."
PDM puede incluir: análisis
de vibración, métodos de pulsos de impacto, ultrasonido, análisis
termográfico,
análisis de aceite, comparaciones de corrientes de pico, análisis de
refrigerante,
análisis de partículas de desgaste y tendencias de desempeño.
Planeación y
Programación
La planeación
es el diseño de un proceso para hacer, desarrollar o arreglar el trabajo de
mantenimiento. Comprende preparación de planes de trabajo, y de otros recursos que
ayudarán al personal de mantenimiento a hacer su trabajo en forma más rápida y
eficiente. Normalmente iene que ver con el "qué" y el "cómo".
Programación es la
creación de una tabla de tiempos definiendo cuándo se debe hacer el
trabajo, y con
frecuencia el personal idóneo para realizarlo. Es decir que tiene que ver con el
"cuándo" y el "quién".
La falta de un proceso
organizado y estandarizado puede restringir substancialmente una operación de
mantenimiento en el logro de su objetivo de dar servicio según las necesidades de la
organización.
La mayor parte del trabajo
de mantenimiento puede planearse con anticipación y debiera serlo. Mejorar la
productividad y el valor agregado del trabajo del personal de mantenimiento depende
grandemente en la planeación apropiada de las actividades.
Flujo de Trabajo
La orden de trabajo es una parte integral de una
operación efectiva de mantenimiento. Sirve para:
- Identificar el trabajo
- Requerir el trabajo
- Establecer prioridad del trabajo
- Programar el trabajo
- Activar el trabajo
- Dar seguimiento al trabajo
- Analizar el trabajo
La importancia de este documento en papel o forma
electrónica es que nos permite controlar y supervisar las actividades de
trabajo. Uno de
sus propósitos más significantes es analizar el trabajo realizado, identificar su
costo,
las pérdidas y tendencias de los problemas.
Control Financiero
Esta área tiene que ver con los procedimientos de
control fiscal de la organización de mantenimiento. Puede incluir: control del
presupuesto, monitoreo de costos de contratistas, y control de costos en general de labor
y materiales.
Puede incluir también el
monitoreo requerido para
efectuar decisiones en la reparación o renovación de equipo y bienes en general.
Involucramiento de los Operadores
Se va haciendo cada vez más raro hallar organizaciones
donde no se ha visto incrementada la participación de los trabajadores en las actividades
de cuidado básico del equipo. Lo más lógico incluye a los operadores llevando a cabo
responsabilidades básicas como: limpieza cotidiana, tareas de lubricación,
ajustes,
apriete de tornillos o conexiones e inspección, así como reemplazos y reparaciones
menores.
Esto se debe hacer en forma de TPM Mantenimiento
Productivo Total u otro proceso estructurado similar que motive el sentimiento de
"propiedad", involucramiento y que mejore la confiabilidad del
equipo.
Dotación de Recursos Humanos y Desarrollo
Para apoyar a la "nueva" organización de
mantenimiento, las posiciones de trabajo se deben redefinir para mejorar efectividad y
eficiencia. Las formas tradicionales de limitación en las responsabilidades y
requerimientos deben reemplazarse por mayor flexibilidad y alto nivel de
habilidades.
La gente desempeñará con mayor éxito si tiene la
capacidad, tiene labores y responsabilidades bien definidas y sabe cada quién lo que se
espera de él(ella), tiene las habilidades y el conocimiento así como las herramientas y
recursos para hacer su trabajo y recibe comentarios favorables y estímulos por su buen
desarrollo.
Entrenamiento y desarrollo de habilidades es un
componente básico ya que permite a la gente a cumplir con las expectativas que se
enfrentan al trabajo cambiante.
Mejoramiento Continuo
Mejoramiento Continuo
es la búsqueda constante de
mejores formas de hacer el trabajo. Es sentirnos incómodos con el Status Quo y
encaminarnos a la excelencia mediante cambios pequeños pero acumulativos.
Esto involucra comparar nuestra operación con otras para
encontrar esas oportunidades de mejoría. Se le denomina Benchmarking o sea Comparación
de marcas.
También implica auditar y monitorear nuestras
actividades para reducir la posibilidad de pérdidas imperceptibles o falla en el cumplir
con los estándares establecidos. Es así, siguiendo un proceso definido y
consistente,
pero buscando nuevas formas de mejorarlo, que las buenas compañías se vuelven grandes
compañías.
Sumario
Planeación pobre, personal con escaso
entrenamiento,
falta de liderazgo, pobre registro histórico y falta de suficiente personal capacitado
pueden hacer que el trabajo sea más lento, cueste más y los resultados sean
pobres. Como
resultado esta organización no tiene una buena posición competitiva para enfrentarse con
éxito en el nuevo ambiente.
Prácticas sólidas de buen mantenimiento apoyarán un
sistema fuerte guiado hacia actividades proactivas que involucran al total de la
organización. El mejoramiento de estas prácticas requiere paciencia, así como
dedicación y compromiso de la gerencia, así como el buen deseo de hacer que el cambio
suceda mediante acciones bien planeadas y preconcebidas.
Medir estas prácticas es importante para ver cómo se
van desempeñando. Sin embargo, el verdadero indicador será Qué tan bien el
mantenimiento está contribuyendo a que el resto de la organización alcance sus
metas.
Vea debajo una
tabla de información sobre loe beneficios de estas prácticas de Clase
Mundial.
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